Arbeitszimmer Tipps & Tricks

Home Office – Die besten Tipps für effektives Arbeiten von Zuhause

Die Arbeit innerhalb der eigenen vier Wände wird immer beliebter – damit ist nicht klassische Hausarbeit im Sinne von Saugen, Bügeln und Putzen gemeint. Das Home Office – manchmal auch mobiles Arbeiten genannt – erobert sich seinen Platz in der Arbeitswelt, immer mehr Menschen möchten diese Möglichkeit zumindest anteilsweise nutzen. Während der aktuellen Corona-Krise wird das Arbeiten im Home Office für viele Mitarbeiter sogar zur Pflicht.

Die Königsdisziplin des Home Office ist übrigens das Arbeiten als Digitaler Nomade. Beim digitalen Nomadentum arbeitet man von weltweit von unterwegs – eine Praxis, die vor allem von Reisebloggern häufig genutzt wird, aber auch von Campern, die weltweit mit ihrem Wohnmobil unterwegs sind und dann von den schönsten Plätzen der Welt arbeiten. Doch zurück zum Home Office.

Die Vorteile des Home Office liegen nämlich auf der Hand: Keine Zeit im Stau oder öffentlichen Verkehrsmitteln verlieren, eine längere Nachtruhe genießen, mehr Konzentration und Ungestörtheit, Präsenz bei größeren Lieferungen wie einer Waschmaschine oder die Fürsorge für Kinder in den Ferien.
Doch es gibt auch Aspekte, die beachtet werden müssen, damit das Arbeiten von Zuhause aus für Sie und Ihren Arbeitgeber akzeptabel ist. Wir geben Ihnen das wichtigste Knowhow in Form von 8 Tipps für effektives Arbeiten im Home Office an die Hand!

Voraussetzungen für Home Office
Natürlich müssen Ihre Aufgabe örtlich flexibel erfüllbar sein; Prozesse aus der Lagerlogistik oder die klassische Kundenbetreuung im Einzelhandel sind nur schwer verlagerbar. Vor allem Verwaltungs- Kommunikation- und IT-Berufe profitieren von der mobilen Möglichkeit, klassischerweise können Grafiker oder Übersetzer gut von Zuhause aus arbeiten.
Rechtlich gilt: Der Arbeitsvertrag muss bei der Erweiterung auf Tätigkeiten im Home Office nicht angepasst werden, die Zustimmung des Arbeitsgebers ist aber Grundvoraussetzung. Sie müssen jedoch oft eine Zusatzvereinbarung unterschreiben, diese enthält beispielsweise:

  • Die Zusicherung, vertrauliche Daten entsprechend zu behandeln
  • Die Arbeitszeit manuell in eine System einzutragen
  • Die Abschließbarkeit der Arbeitsmittel zu garantieren
  • Eine Bestätigung, von der Personalabteilung über ergonomisches Arbeiten und Co aufgeklärt worden zu sein

Acht Tipps für effektives Arbeiten Zuhause im Home Office
Wie kann ich in meinem eigenen Arbeitszimmer strukturiert und effizient arbeiten? Was muss ich in punkto Erreichbarkeit und Meetings beachten? Welche gesundheitlichen Risiken gibt es beim Home Office, wie können Sie präventiv handeln? All das und mehr beantworten wir hier.

1. Potenzielle Ablenkungen minimieren
Das ist in den eigenen vier Wänden leichter gesagt als getan: Das köchelnde Mittagessen auf dem Herd, die Lieferung des Paketboten, Kinder nach der Schule oder Haustiere sind können unerschöpfliche Quellen der Ablenkung darstellen.
Kommunizieren Sie Ihrer Familie oder Mitbewohnern klar, dass Sie zwar anwesend sind, aber in dieser Zeit auch zur Arbeit verpflichtet sind.
Legen Sie fixe Zeitfenster fest, in denen Sie das Essen vorbereiten, eine Kaffeepause einlegen oder die Hausaufgaben der Kinder betreuen, und integrieren Sie diese in Ihre eigenen Pausen. So schaffen Sie die Strukturen, um effektiv Zuhause arbeiten zu können und umgehen die Ablenkungsfallen Ihres Alltags.

2. Kosten für Arbeitszimmer von der Steuer absetzen
Ein Arbeitszimmer kann – wenn die regelmäßige Benutzung nachgewiesen wird – in Sachen Ausstattung und Erweiterung von der Steuer abgesetzt werden; das haben Bundesbehörden [Az. GrS 1/14] festgelegt. Sie machen die angefallenen Kosten für Einrichtung, schnelleres Internet und Co also in der Steuererklärung unter „Werbungskosten“ oder „Betriebsausgaben“ geltend. Das gilt für eigene Ausgaben in Höhe von bis zu 1200,- Euro jährlich, falls Ihr Partner ebenfalls ein Arbeitszimmer nutzt, erhöht sich der absetzbare Betrag auf insgesamt rund 2400,- Euro.

3. Ergonomisches Arbeiten gewährleisten
Die Arbeit am Schreibtisch, wie sie im Home Office fast ausschließlich stattfindet, belastet Rücken, Bandscheiben und die Hals-Nacken-Partie. Viele Stunden am Stück zu sitzen ist ebenfalls suboptimal – schaffen Sie hier mit ergonomischer Büroausstattung Abhilfe. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch schafft Wunder, weil er Ihnen das Arbeiten im Stehen und Sitzen ermöglicht, die Verstellung braucht nur wenige Sekunden.
Achten Sie zudem auf eine gerade Haltung, legen Sie etwa alle 45 Minuten Pausen für die Augen ein und legen Sie zum Beispiel Telefonate in diese Zeit. Letzteres ist wichtig, weil das künstliche Licht aller Bildschirme die Augen stark beanspruchen und daher immer wieder eine kleine Auszeit mit natürlichem Tageslicht angesetzt werden sollte.

4. Ziele und Struktur – darauf kommt es an
Ideal für die erste Zeit im Home Office – natürlich auch gerne weiterhin danach – sind To-Do-Listen, die die Aufgaben für den heutigen Tag festlegen und visualisieren. Ob in OneNote auf dem Computer oder handschriftlich auf dem Notizblock ist ganz egal, Hauptsache Sie haben die Aufgaben vor Augen, die direkt anstehen. So vergessen Sie auch in der – zuerst ungewohnten – Freiheit der eigenen Wohnung nicht den Überblick und können erfüllte Tasks direkt abhaken. Das hilft Ihnen auch bei der Erfolgskontrolle Ihres Arbeitspensums (siehe Punkt 6).

5. Virtuelle Meetings und Absprachen
In der modernen, vernetzen Welt finden ständig Konferenzen, Meetings und Anrufe statt und das immer mehr auf rein virtueller Basis. Um ungestört an allen anberaumten Terminen teilnehmen zu können, stellen Sie sicher, dass eine gute und vor allem stabile Internetverbindung an Ihrem Arbeitsplatz möglich ist. Besonders dicke Wände in Kellern können die Verbindung zum WLAN schwächen, testen Sie vorher, ob Sie möglicherweise direkt ein Kabel zwischen Router und Computer anbringen müssen.
Programme wie Skype oder Microsoft Teams brauchen eine gewissen Schnelligkeit, um reibungslos und ohne Unterbrechungen funktionieren zu können. Seien Sie zudem im Home Office immer für Anweisungen und Rücksprachen erreichbar, darauf kann nämlich auch Ihr Arbeitgeber rechtlich pochen.
Wenn Sie eine Pause machen, melden Sie sich einfach kurz ab, damit alle informiert sind, daß sie gerade Mittagspause machen und deswegen nicht antworten.

6. Erfolgskontrolle und Rechenschaft
Ganz klar: Im Home Office kann genauso gut und effektiv gearbeitet werden, wie am Schreibtisch im Büro des Unternehmens. Doch noch muss sich das mobile Modell gegen Misstrauen behaupten, einige konservative Führungskräfte bezweifeln die Qualität der Arbeit, die im eigenen Zuhause erbracht wird (siehe Punkt 1). Seien Sie deswegen darauf vorbereitet und in der Lage, Ihre erfüllten Aufgaben und Tasks des Tages im Home Office kurz zusammenzufassen.
Bei einer eventuellen Rückfrage durch Ihre Vorgesetzen haben Sie so Beweise für Ihre Produktivität in der Hand.

7. Pausen und maximale Arbeitszeit
Im eigenen Arbeitszimmer verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeits- und Freizeit manchmal. Die Mittagspause wird um 15 Minuten verkürzt, weil ein Meeting ansteht oder mittendrin muss die Wäsche aufgehängt werden. Behalten Sie hier den Überblick über Ihre tatsächlichen Arbeitszeiten, denn diese sind vertraglich festgelegt und müssen erfüllt werden.

Halten Sie die Pausenzeiten auch Zuhause ein – 30 Minuten mindestens ab 6 Stunden – und machen Sie beispielsweise einen kleinen Spaziergang zur Lunchzeit. Ebenso sollten Sie nach getaner Arbeit den Computer ausschalten und sich nicht am Abend zu einem kurzen Checken der Mails verführen lassen – das würden Sie im Büro schließlich auch nicht tun.

8. Kommunikation mit den Kollegen
Auch wenn Sie regelmäßig von Zuhause aus arbeiten können, existiert nach wie vor das Team der Abteilung. Ob größer oder kleiner, innerhalb dieser Gruppe müssen alle auf dem Laufenden sein, was aktuelle Entwicklungen oder übergreifende Aufgaben betrifft.
Setzen Sie also Ihre Kollegen bei Veränderungen oder Erfolgen in Kenntnis, das gilt insbesondere dann, wenn Sie eng an einem gemeinsamen Projekt arbeiten. So vermeiden Sie, dass Aufgaben womöglich doppelt erledigt werden und jeder ist über die Gesamtsituation ungefähr im Bild.

Durch die räumliche Distanz kann das manchmal schwierig sein: Nutzen Sie deshalb kommunikative und technische Methoden, um im gemeinsamen Workflow zu bleiben! Ein gemeinsames virtuelles Notizbuch, wo der neueste Stand zu Aufgaben vermerkt wird und Termine eingetragen werden, hält alle mit minimalem Aufwand auf dem Laufenden. Ein regelmäßiger Jour fixe in Form einer Skype-Besprechung oder eines kurzen Telefonats jeden Morgen gewährt die Transparenz und erfolgreiche Kommunikation im Team.

Fazit zum Arbeiten im Home Office
Nun kennen Sie die wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiches Arbeiten von Zuhause aus. Mit diesen Tipps fällt es Ihnen leichter, organisatorische und kommunikative Herausforderungen zu meistern und so die Vorteile des Home Office optimal zu nutzen. Eine gute Mischung aus Präsenzarbeitszeit und mobilem Arbeiten hat sich übrigens für viele Berufe als ideal herausgestellt, denn so kann konzentriertes und individuelles Arbeiten innerhalb der eigenen Kapazitäten optimal mit personenübergreifender Teamwork verbunden werden.

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